【2026年版】従業員が退職するときの会社の手続き一覧｜社労士が解説

従業員が退職するとき、会社には社会保険・雇用保険・住民税・源泉徴収票など、期限の異なる手続きがまとめて発生します。届出が遅れると、不要な保険料の計算や、退職者の失業給付・次の職場での手続きの遅れにつながります。この記事では、退職時に会社が行う手続きを期限順の一覧と計算例・チェックリストで解説いたします。

退職の手続きは、入社の手続きに比べて頻度が少ないため、担当者が「前回どうしたか」を思い出しながら進めることになりがちです。特に年末や年度末は退職者が重なりやすく、期限の短い届出から漏れが生じることがあります。

また、退職の手続きは退職者本人の生活に直結します。離職票が届かなければ失業給付の手続きが進まず、源泉徴収票がなければ次の職場での年末調整や確定申告に影響します。手続きの遅れが、退職後のトラブルや問い合わせの原因になることも少なくありません。

本記事では、退職時に会社が行う手続きを「社会保険」「雇用保険」「給与・税金」「本人から求められたときの対応」に分けて整理し、最後に担当者向けのチェックリストをまとめます。

※本記事は2026年11月10日時点の情報に基づいています。

退職時の手続きの全体像：期限の一覧

まずは、退職時に会社が行う主な手続きと期限を一覧で確認しましょう。いずれも会社（事業主）が行う義務のある手続きです。

手続き	提出先・交付先	期限	対象
健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届	年金事務所（事務センター）	事実発生から5日以内	社会保険の加入者
雇用保険被保険者資格喪失届（離職証明書）	ハローワーク	被保険者でなくなった日の翌日から起算して10日以内	雇用保険の加入者
給与所得者異動届出書（住民税）	住民税の特別徴収をしている市区町村	退職した月の翌月10日まで	住民税を給与天引きしている方
給与所得の源泉徴収票	退職者本人	退職の日以後1か月以内	給与を支払ったすべての方
退職証明書	退職者本人	請求があれば遅滞なく	請求した方
賃金の支払い・金品の返還	退職者本人（権利者）	請求があれば7日以内	請求した方

このうち、最も期限が短いのは社会保険の資格喪失届（5日以内）です。退職の申し出を受けた段階で、退職日と最終給与の内容を確定させ、準備を始めておくことをおすすめいたします。

健康保険・厚生年金保険の手続き

資格喪失日は「退職日の翌日」

健康保険・厚生年金保険の被保険者は、退職した日の翌日に資格を失います。たとえば3月31日に退職した場合、資格喪失日は4月1日です。資格喪失届には、この「資格喪失日」を記入します。

提出は、事実発生から5日以内に、電子申請・郵送・窓口持参のいずれかで行います。日本年金機構は、届出が遅れると納める必要のない保険料が計算されたり、資格喪失後に誤って保険給付を受けてしまったりする原因になるとしています。

資格確認書などを回収する

資格喪失届には、本人と被扶養者の資格確認書など、回収が必要なものを添付します。紛失などで回収できない場合は、「資格確認書回収不能届」を添付します。退職の面談の際に、返却が必要なものを本人に伝えておくとスムーズです。

最後の給与で控除する社会保険料（計算例）

社会保険料は、資格喪失日が属する月の前月分までかかります。このため、月末に退職するか、月の途中で退職するかで、最後に控除する保険料の月数が変わります。

退職日	資格喪失日	保険料がかかる月
11月30日（月末）	12月1日	11月分まで
11月29日（月の途中）	11月30日	10月分まで（11月分はかからない）

保険料を「翌月の給与から控除」している会社で、11月30日に退職する方の場合、11月支給の給与から10月分を控除し、11月分は支払う給与がありません。この場合、日本年金機構は退職月の給与から前月分と当月分の2か月分を控除できるとしています。最終給与の計算前に、自社の控除のルールと退職日を照らし合わせておきましょう。

なお、退職月に支払う賞与は、月末に退職する場合を除き、社会保険料の控除の対象になりません。賞与の社会保険料については賞与の社会保険料の計算と賞与支払届の手順もあわせてご覧ください。

雇用保険の手続きと離職票

雇用保険の被保険者が退職したときは、被保険者でなくなった事実があった日の翌日から起算して10日以内に、ハローワークへ「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出します。

離職証明書を添付するかどうか

退職者が失業給付（基本手当）を受けるには「離職票」が必要です。会社が資格喪失届に「離職証明書」を添えて提出すると、ハローワークから離職票が交付されます。

退職者が離職票の交付を希望しない場合は、離職証明書の添付を省略できます。ただし、次の点に注意が必要です。

また、「転職先が決まっているので離職票はいらない」と言っていた方が、後から必要になることもあります。退職時に本人の意向を確認し、記録に残しておくと安心です。

離職証明書の作成に必要な資料

離職証明書には、離職前の賃金の支払状況や離職理由を記載します。ハローワークでは、記載内容の確認のために出勤簿（タイムカード）・賃金台帳・労働者名簿などの提示を求められることがあります。日頃から労働時間と賃金の記録を整えておくことが、退職時の手続きを早く正確に進める前提になります。

マイナポータルで離職票を受け取れる仕組み

2025年1月20日から、一定の条件を満たすと、離職票が退職者本人のマイナポータルに直接送付されるようになりました。主な条件は、会社が電子申請で離職の手続きを行うこと、本人のマイナンバーがハローワークに登録されていること、本人がマイナポータルと雇用保険WEBサービスの連携設定をしていることです。条件を満たさない場合は、従来どおり会社から本人へ離職票を送付します。

給与・税金の手続き（住民税・源泉徴収票）

住民税：給与所得者異動届出書を翌月10日までに

住民税を給与から天引き（特別徴収）している従業員が退職したときは、退職した月の翌月10日までに、市区町村へ「給与所得者異動届出書」を提出します。提出先は、特別徴収税額決定通知書を送ってきた市区町村です。

退職後に残る住民税の扱いは、退職の時期によって異なります。

退職の時期	残りの住民税の扱い（原則）
1月1日〜4月30日	5月31日までに支払う給与・退職金が残りの税額を超える場合は、本人の申し出がなくても一括徴収
5月	最終月分として、通常どおり特別徴収
6月〜12月	本人の申し出があれば一括徴収。申し出がなければ、本人が自分で納める方法（普通徴収）に切り替わる

一括徴収するかどうかで最終給与の手取り額が大きく変わるため、退職前に本人へ説明し、意向を確認しておくことをおすすめいたします。細かな取扱いは市区町村によって異なる場合があるため、提出先の案内もご確認ください。

源泉徴収票：退職の日以後1か月以内に本人へ

年の途中で退職した方には、退職の日以後1か月以内に「給与所得の源泉徴収票」を交付する義務があります。次の職場での年末調整や、本人の確定申告に必要な書類です。退職金を支払った場合は、別の様式の「退職所得の源泉徴収票」も、退職後1か月以内に交付します。

最終給与の支払日が退職日より後になる場合は、最終給与を反映した内容で作成する必要があります。支払日と交付期限の関係を、あらかじめ確認しておきましょう。

本人から求められたときの対応（退職証明書・金品の返還）

次の2つは、退職者から請求があったときに対応が必要になるものです。請求を受けてから慌てないよう、内容を押さえておきましょう。

退職証明書（労働基準法第22条）

退職者が請求した場合、会社は遅滞なく退職証明書を交付しなければなりません。記載できるのは、使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）です。本人が請求していない事項は記載してはいけません。

賃金の支払い・金品の返還（労働基準法第23条）

退職者（権利者）から請求があった場合、会社は7日以内に賃金を支払い、積立金・保証金・貯蓄金など労働者の権利に属する金品を返還しなければなりません。通常の給与支払日を待たずに、請求から7日以内の支払いが求められる点に注意が必要です。

なお、退職金は、就業規則などで支払時期が定められていれば、その時期に支払えばよいと考えられています。逆に言えば、退職金の支払時期が規程に書かれていないと、請求から7日以内の支払いを求められるおそれがあります。退職金規程の支払時期の定めを確認しておきましょう。

見落としやすい4つのポイント

• 退職日の確定：退職届の日付・最終出勤日・有給休暇の消化を整理しないと、資格喪失日も保険料も確定しません
• 月末退職の保険料：保険料を翌月控除している会社では、最終給与で2か月分の控除が必要になることがあります
• 59歳以上の離職証明書：本人が「離職票はいらない」と言っても、離職証明書の提出が必要です
• 住民税の一括徴収：1月〜4月の退職は原則として一括徴収。最終給与の手取りが大きく減るため、事前の説明が大切です

突然連絡が取れなくなった従業員の退職の扱いについては、従業員が無断欠勤で連絡不能のときの対応手順で解説しています。また、退職時の取扱い（退職金の支払時期、貸与品の返却など）を就業規則で整えておきたい場合は、就業規則の改定・見直しのページもご覧ください。

退職手続きの対応チェックリスト

退職の申し出を受けてから、手続きが終わるまでの流れをチェックリストにまとめました。担当者の引き継ぎ資料としてもお使いいただけます。

優先度	対応内容	時期の目安
最優先	退職日・最終出勤日・有給休暇の消化を確定し、退職届を受け取る	退職の申し出を受けたら
最優先	離職票の要否（59歳以上は必須）・住民税の一括徴収の意向を本人に確認する	退職日の前まで
最優先	健康保険・厚生年金保険の資格喪失届を提出し、資格確認書などを添付する	事実発生から5日以内
最優先	雇用保険の資格喪失届（必要に応じて離職証明書）を提出する	翌日から起算して10日以内
高	最終給与で控除する社会保険料・住民税を確認する	最終給与の計算前
高	給与所得者異動届出書を市区町村へ提出する	翌月10日まで
高	源泉徴収票（退職金があれば退職所得の源泉徴収票も）を本人へ交付する	退職の日以後1か月以内
中	ハローワークから届いた離職票を本人へ送付する（マイナポータル送付の場合を除く）	届き次第すぐ
中	退職証明書・金品返還の請求に対応する	請求があったとき（金品は7日以内）

退職者が複数重なる時期は、1人ずつこの表をコピーして進捗を管理すると、届出の漏れを防ぎやすくなります。

よくあるご質問

Q. 資格喪失届の期限を過ぎてしまいました。どうすればよいですか？

A. 期限を過ぎていても、届出をしないままにはできません。気づいた時点で速やかに提出してください。届出が遅れると、不要な保険料が計算されたり、退職者の離職票の受け取りが遅れたりする影響が生じます。個別の事情によって対応が異なりますので、判断に迷う場合は専門家へご相談ください。

Q. 退職者から「退職後の健康保険はどうなるのか」と聞かれました。

A. すぐに次の職場で加入する場合を除き、主な選択肢は、国民健康保険への加入、家族の健康保険の被扶養者になること、在職中の健康保険の「任意継続」です。協会けんぽの任意継続は、資格喪失日の前日までに継続して2か月以上の被保険者期間があり、資格喪失日から20日以内に申し出ることが条件です。期限が短いため、退職前に案内しておくと親切です。

Q. パート・アルバイトが退職したときも、同じ手続きが必要ですか？

A. 社会保険・雇用保険に加入している方であれば、正社員と同じ手続きが必要です。源泉徴収票の交付は、保険の加入にかかわらず、給与を支払ったすべての方が対象です。加入状況があいまいな場合は、パート・アルバイトの社会保険の加入要件もご確認ください。

まとめ

• 健康保険・厚生年金の資格喪失届は5日以内、雇用保険の資格喪失届は10日以内
• 資格喪失日は退職日の翌日。月末退職と月の途中の退職で、最後の保険料が変わる
• 59歳以上の退職者は、本人の希望にかかわらず離職証明書の提出が必要
• 住民税の異動届は翌月10日まで。1月〜4月の退職は原則として一括徴収
• 源泉徴収票は退職の日以後1か月以内に交付。退職証明書・金品の返還は請求に応じて対応

退職の手続きは、期限の短い届出がいくつも重なります。退職の申し出を受けた時点で全体を見渡し、期限の早いものから順に進めることが、退職者とのトラブルを防ぐいちばんの近道です。入退社の手続きを外部に任せたい場合は、手続き代行プランもご検討ください。

制度の詳細や自社での対応についてご不明な点がございましたら、カインド社労士事務所までお気軽にご相談ください。

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参考資料

• 日本年金機構「従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き」
• 日本年金機構「退職した従業員の保険料の徴収」
• 厚生労働省「雇用保険 手続き一覧表」
• 厚生労働省「雇用保険事務手続きの手引き【第2編】被保険者資格の取得・喪失編」
• 厚生労働省「離職票のマイナポータルへの直接送付について」（リーフレット）
• 東京都主税局「特別徴収にかかる手続きについて」
• 国税庁「給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引」（給与所得の源泉徴収票）
• 厚生労働省「労働基準法（第23条 金品の返還）」